O princípio MECE

Artigo de Victor Cheng, traduzido por mim para o português do original publicado no site CaseInterview.com.

MECE (pronunciado “me see”) é um princípio usado por firmas de consultoria, como a McKinsey, para descrever uma forma de organizar informação que é “mutuamente exclusiva, coletivamente exaustiva”.

Ao considerar soluções para qualquer problema de negócio, como “quais as opções de crescimento pra esta empresa?”, “como podemos cortar custos?” ou “como podemos aumentar as vendas?”, o princípio MECE sugere que todas as causas possíveis ou opções a serem consideradas para resolver esses problemas sejam agrupadas e categorizadas de uma forma particular. Especificamente, toda a informação deve ser agrupada em categorias em que não há sobreposição entre elas (mutualmente exclusivas) e as categorias somadas cobrem todas as opções possíveis (coletivamente exaustivas).

Segue um exemplo de estrutura de agrupamento que não é MECE: agrupar clientes por seus hobbies. Não é MECE, pois um único cliente pode estar em mais de uma categoria de hobby.

Uma alternativa seria agrupar os clientes por grupo de idade. Isso é MECE porque nenhum indivíduo pode estar em mais de uma categoria (portanto, é mutuamente exclusivo), e os grupos de idade como um todo cobrem toda a população (então são coletivamente exaustivos).

A razão pela qual o MECE é popular em consultorias é que ele permite aos consultores comunicar informações complexas aos clientes, de uma forma que elimina confusão e garante que tudo foi contemplado.

O princípio MECE pode ser aplicado a grupos de itens relacionados (como clientes de faixas de idade diferentes), mas pode também ser usado para explicar um mecanismo em particular.

Por exemplo, “lucro = receita – custo” é um framework MECE. Ele comunica de forma simples que, para aumentar lucros, uma das coisas deve ocorrer: receitas devem aumentar ou custos devem diminuir. Os componentes da categoria “receitas” (tipicamente, preços e quantidade de vendas) NÃO aparecem na categoria “custos” (e vice versa). Isso passa na parte “mutuamente exclusiva” do teste. Além disso, se você combinar todos os fatores (receitas e custos), terá a explicação de uma mudança nos lucros. Nenhum outro fator faltará. Então, essa categorização é considerada “coletivamente exaustiva” (a parte CE do MECE).

Você pode quebrar receitas em seus próprios componentes MECE com a fórmula “receita = preço x unidades vendidas”. Isso também é simples o suficiente pra maioria das pessoas. Usando esta abordagem para desmembrar uma métrica financeira em componentes fáceis de entender, que também são MECE, faz com que seja fácil enxergar quais “alavancas” podem ser usadas para influenciar as métricas financeiras que você está tentando melhorar.

O princípio MECE também pode ser aplicado a dados conceituais, não apenas para dados numéricos.

Por exemplo, se um cliente perguntar “devo entrar no mercado XYZ?” você pode dizer que há dois fatores possíveis a ser considerados para analisar essa decisão:

  1. fatores financeiros
  2. fatores não-financeiros

Qualquer razão possível, contra ou a favor dessa decisão, pode ser agrupada em “fatores financeiros” ou “fatores não-financeiros”. De forma geral, itens que são financeiros por natureza, não podem aparecer na categoria “não-financeiros” (e vice-versa). Portanto a estrutura de categorização é mutuamente exclusiva. Além disso, se você combinar TODAS as razões financeiras e não-financeiras, não pode haver outra razão pela qual entrar no mercado XYZ é uma idéia boa ou ruim. Como todas as categorias juntas cobrem TODOS os fatores possíveis a ser considerados, pode-se dizer que a estrutura também é coletivamente exaustiva. Então, a estrutura é MECE.

Quando você aprende a pensar de uma forma MECE, pode também aplicá-lo em qualquer decisão da sua vida pessoal.

Por exemplo: com você estruturaria as seguintes decisões pessoais de uma forma MECE?

  • Devo me casar agora?
  • Devo ir para o Havaí nas minhas férias?
  • Devo entrar em Harvard ou Stanford?

Todos os fatores a serem considerados nessas decisões podem ser agrupados numa estrutura MECE.

O livro definitivo sobre esse assunto é o Pyramid Principle de Barbara Minto. Ele descreve uma abordagem para comunicação de idéias complexas de forma fácil de entender. O próprio livro é baseado nos princípios MECE, e foi recomendado e usado por várias pessoas enquanto eu estava na McKinsey. (Obs.: é um livro caro, de 150 dólares.)

Bookmarklet para o Google Tasks

O Google Tasks, no momento, é minha ferramenta preferida para gerenciar listas de tarefas (GTD, alguém?). Apesar de ser integrado ao Gmail, ele é uma aplicação independente e funciona muito bem no iPhone ou numa janela do navegador, sozinho.

Para poder abrí-lo de forma rápida no computador, sem precisar entrar no Gmail — que nem sempre deixo aberto —, criei um bookmarklet que já abre ele numa janelinha, no tamanho e posição que eu gosto.

Se você tem uma conta no Gmail, pode testar o bookmarklet clicando abaixo:

Bookmarklet Google Tasks

Se achar útil, basta arrastá-lo para sua barra de bookmarks. Você pode também editar o bookmarklet no seu navegador para ajustar as dimensões e a posição em que ele abre.

Pra quem usa ele no Firefox, uma outra opção é criar um bookmark que abre o Google Tasks numa barra lateral do navegador.

Preço fixo em projetos é, geralmente, um equívoco

Este vídeo do professor José Papo mostra quão equivocado está o nosso mercado, que toma os contratos de preço fixo como um padrão absoluto. Além disso, explica rapidamente as formas alternativas de negociação do trabalho, muito mais vantajosas para ambas as partes (contratante e contratado). Ele fala com foco específico para desenvolvimento de software, mas a lição cabe para todas as áreas que lidam com projetos onde o resultado final não é especificado detalhadamente.


Contratação de projetos de Software, manutenção de sistemas e portfólio de projetos com Agilidae – Falando em Agile 2008 from Caelum on Vimeo.

Via Mundo.IT.

Fazendo acontecer com GTD

Segundo o consultor de produtividade pessoal americano David Allen, o stress em muitos casos ocorre devido ao acumulo de coisas que precisamos nos lembrar ao mesmo tempo e que muitas vezes não precisavam estar ocupando nosso “cache” naquele momento. Assim que descarregamos toda a “tralha” de nossa mente e guardamos num sistema confiável e acessível, tudo fica bem mais simples de administrar. Nas palavras dele: o cérebro ótimo para ter idéias, mas péssimo para guardá-las.

No livro A arte de fazer e acontecer, Allen ensina o método de organização pessoal conhecido como Getting Things Done (ou GTD) que foi desenvolvido por ele durante mais de 20 anos e que recentemente se tornou febre nos Estados Unidos.

Muito, muito superficialmente, o sistema consiste em:

  1. identificar em sua vida toda a “tralha” que não está onde que deveria;
  2. se livrar do que você não precisará nunca;
  3. arquivar o que você não precisa agora;
  4. colocar o restante num sistema confiável que se adapte ao seu estilo de trabalho.

Ou citando Merlin Mann do 43 Folders:

So, basically, you make your stuff into real, actionable items or things you can just get rid of. Everything you keep has a clear reason for being in your life at any given moment—both now and well into the future. This gives you an amazing kind of confidence that a) nothing gets lost and b) you always understand what’s on or off your plate.

Há alguns meses leio sobre o assunto, principalmente no 43 Folders. Inclusive já havia escrito sobre GTD, mas somente após comprar o livro é que pude entender o sistema mais claramente e estou implantando da forma correta (e já colhendo os benefícios). Posso dizer que além de muito eficaz, é até divertido de se praticar.

Algumas referências:

Start pages

Numa conversa com o Caio Cesar (meu vizinho de GeoURL), descobri que há nova onda de start pages na internet. São aplicações web que permitem que você customize uma página com blogs, notícias, informação sobre o clima e várias outras coisas. Esse tipo de aplicação já existe há muito tempo, mas por causa da popularidade dos feeds em Atom e RSS eles estão de volta.

As antigonas:

E as novas:

De todas, a mais legal na minha opinião é a Netvibes, mas notei uma deficiência: não há uma forma de marcar os posts que você já leu, como num agregador comum. Pra mim isso é fundamental.

Será que dessa vez a moda pega?

Checklist

Eu gosto de criar listas pra me organizar e sei que não sou o único no mundo. Nestes tempos de mania de GTD e Hipster PDA, elas estão muito em evidência.

Vou compartilhar um pequeno checklist que uso antes da entrega de um site. São coisas que parecem óbvias, mas muitas vezes passam esquecidas por causa da correria. Não necessariamente nesta ordem:

  • Verificar as metatags keywords e description (o ideal é que cada página tenha keywords relativas ao seu conteúdo, ao invés de um padrão para todo o site).
  • Desenvolver e aplicar folhas de estilo alternativas (para impressão, dispositivos portáteis e de alto contraste para deficientes visuais).
  • Validar o XHTML de todas as páginas e as CSS.
  • Testar CSS e Javascript em vários navegadores (principalmente no IE).
  • Cadastrar o site nos principais mecanismos de busca.
  • Imprimir todo o site e passar para um revisor.

Aguardo suas sugestões.

A depreciação do scanner

Com o extermínio quase total das máquinas fotográficas analógicas no meio profissional e a facilidade de se encontrar logotipos na internet, pelo menos aqui no escritório, o pobre scanner já acumula poeira dentro do armário. Mesmo os ilustradores já mandam o trabalho digitalizado e alguns até desenham direto no computador.

Alguém ainda usa com freqüência?

Escolhi a autodidática

Me considero um autodidata. Grande parte do conhecimento que uso atualmente no trabalho aprendi por conta própria, graças a alguns livros comprados na Amazon, um inglês bastante razoável e muita leitura na internet.

Nunca fui um aluno exemplar. Pra mim, o ensino nas escolas sempre funcionou assim:

  1. assiste uma aula
  2. faz um exercício
  3. estuda, estuda, estuda
  4. faz prova
  5. esquece tudo

Por isso prefiro meu ritmo de aprendizado em espiral: compro um livro e leio a primeira vez, captando só a superfície. Complemento com alguma leitura na internet e depois deixo aquilo de lado, fermentando no meu subconsciente e, claro, aplicando no trabalho a parte que aprendi. Algum tempo depois retorno àquele assunto e descubro nuances e detalhes novos que não havia percebido na primeira leitura. Refaço o ciclo várias vezes, me aprofundando a cada volta.

O lado negativo disso é que levo mais tempo para aprender e não tenho uma comprovação formal de que realmente conheço bem aquele assunto. Mas prefiro desse jeito, pois aprendo de verdade e isso se reflete no meu trabalho, o que acaba virando a prova do que sei.

Também sai bem mais barato que fazer vários cursos. Pra piorar, eu teria que sair da minha cidade (ou até do meu país) para encontrar os cursos que eu gostaria de fazer (se alguém souber de algum curso na área de arquitetura da informação ou interface humano-computador aqui em Belo Horizonte, tanto de extensão como de pós-graduação, por favor, me fale).

NumSum: Microsoft que se cuide

Uma nova web application me chamou a atenção. Ainda em versão beta, NumSum é um aplicativo de planilha, um tipo de Excel bem simplificado, que funciona diretamente no seu browser. Nele você pode criar planilhas e compartilhá-las, classificando com tags. Eles chamam de social spreadsheets. Fantástico.

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